La Maldición Del Tiempo Elástico: ¿Por Qué Siempre Terminas a Última Hora?

Cyril Parkinson fue un historiador del siglo XX, donde explicaba por qué una tarea lleva más tiempo de lo que debería. Cyril Parkinson planteó tres afirmaciones extraídas de la experiencia

• La primera afirmación: “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”, es decir, que cuanto más tiempo se tiene para realizar una tarea, más tiempo se tarda en llevarla a cabo, dando lugar a una reducción del esfuerzo y llegando a aumentar la complejidad del trabajo.
• La segunda afirmación: “los gastos aumentan hasta cubrir los ingresos”, o lo que es lo mismo, si se dispone de un presupuesto, éste tenderá a gastarse en su totalidad.
• La tercera afirmación: conocida como ley de trivialidad, afirma que “el tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia”. Esto es, que se le dedica más tiempo a lo que es menos importante.

Con estos ejemplos entendemos que cuando debemos realizar una tarea, nos organizamos de acuerdo con el tiempo que tenemos disponible para realizarla en lugar del tiempo que realmente necesitamos y esto nos hace perder mucho tiempo e incluso nos lleva a obtener resultados ineficientes.

¿Cómo mejorar la productividad en el trabajo aplicando la ley de Parkinson?

• La regla de los dos minutos: toda tarea que requiera poco tiempo (un máximo de 2 minutos), debe realizarse de inmediato, evitando planificarla. De esta manera, ahorramos tiempo, reducimos la cantidad de temas pendientes y nos ayuda a crear hábitos y rutinas de trabajo.
• La técnica Pomodoro: basada en fijar un tiempo máximo para conseguir objetivos, tomar decisiones y realizar tareas. Se trata de dividir el tiempo de trabajo en intervalos de 25 minutos, llamados “pomodoros”. Por cada “pomodoro”, corresponden 5 minutos de descanso, y por cada 4 periodos de trabajo, el tiempo de desconexión será entre 15-20 minutos.
• Principio de Pareto o regla del 80/20: el 80% de los resultados de una tarea proviene del 20% del esfuerzo y tiempo dedicados. De esta forma se consigue, por un lado, mayor esfuerzo en menor tiempo, y por otro, se consigue distinguir lo esencial de lo secundario.
• Las restricciones también pueden crear libertades: se trata de ser estricto en cuanto al tiempo útil de trabajo, evitando postergarlo, aprovechando el tiempo al máximo. Esta teoría, además, es aplicable hasta en las tareas más simples.
• Gestionar la energía, no solo el tiempo: cada persona es distinta y, en consecuencia, también lo es su tiempo de mayor rendimiento. Aprovechar las horas de mayor productividad puede contribuir a una importante mejora en los resultados.